Особенности создания семейного архивного фонда


Создание семейного архива – процесс длительный и кропотливый, и он, без сомнения, занимает многие годы. Подробное рассмотрение этого процесса показывает, что работа над архивом подразумевает несколько основных направлений. Во-первых, сбор информации. Идет сохранение как текущих данных, документов и фотографий, так и поиск и сохранение старой информации о родственниках и старшем поколении. Следующее направление заключается в постоянной систематизации получаемой информации. Поскольку сбор информации является процессом непрерывным, отсюда и проистекает постоянство систематизации. Это означает постоянное обращение ко всем инструментам структуризации, сортировки и группировки информации.sem-arkh
Чтобы обеспечить разные виды просмотра и сортировки, группировки и структуризации очень выгодно иметь гибкую систему виртуальных папок, которая может проистекать из метафайлов, сопровождающих архивные документы. То есть возможны просмотры архива по ключевым словам, тогда каждая папка представляет собой группу файлов, объединенных одним ключевым словом, которое в свою очередь может значится как имя этой папки. Такой же механизм при просмотре по модели «люди»-«места» и по любым другим критериям, которые только могут содержаться в метаданных.
Главная особенность состоит в том, что в отличие от традиционных архивов каждый файл и документ в электронном архиве может дублироваться при просмотре не единожды. В то время как в бумажном архиве такой возможности нет – каждый документ может быть представлен в какой-нибудь одной категории.
Таким образом, если файл имеет в своих метаданных более одного ключевого слова, то при просмотре по ключевым словам файл с двумя ключевыми словами будет отмечен в двух папках, а в каждой папке могут быть подпапки с теми ключевыми словами, которые отмечены в метаданных уже выбранных документов. Такая структура очень облегчит обзор и серфинг по архиву. Это может стать полезным также в том случае, если из имеющихся данных нужно извлечь обобщающую информацию, например, по списку лиц и связям между ними нужно сформировать генеалогическое древо. Это также поможет, если нужно вывести структурированную и наглядную информацию по какой-то категории или критерию.
Если рассматривать семейный архив с точки зрения пользования, стоит остановиться на локальной реализации архива – сетевой доступ к семейному архиву не допустим, поскольку большинство информации имеет личный характер и может быть доступна лишь узкому кругу пользователей, среди которых владелец архива и его близкие.
Все эти особенности необходимо учитывать при программной реализации семейного архивного фонда.